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La solución para el despacho profesional: Web y Área de gestión interna

Hemos unificado las soluciones, agiliza tus procesos y consigue presencia en internet
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Las Asesorías fiscales, laborales, jurídicos, las gestorias, son despachos profesionales que ofrecen sus servicios de contabilidad, presentación del IVA, trámites ante la administración, defensa y asesoría jurídica, nóminas, etc. tanto a pymes como a autónomos.

El problema que muchas de ellas se encuentran es el variopinto sistema de gestión de cada cliente, que va desde los que tienen una digitalización aceptable a los que aún se encuentran en un proceso totalmente analógico.

Por poner un ejemplo, tenemos la PYME que envía la documentación por correo electrónico o quién aún se pasa por el despacho para entregar la carpeta llena de papeles, documentación y facturas en muchas ocasiones realizadas de forma manual.

A este tipo de despachos lógicamente les cuesta realizar una profunda transformación digital, no ya por ellos sino en muchos casos por la diferentes situaciones que se encuentran debido a sus propios clientes.

La solución ideal es ir paso a paso, comenzando por el propio proceso interno, tienen que modernizarse ellos primero antes que sus propios clientes. En primer lugar por una cuestión de mejora organizativa, y segundo para poder captar otro tipo de clientes nuevos que normalmente ya van a venir con los “deberes digitales” hechos.

Una vez que el despacho se ha digitalizado en sus propios procesos internos llega la segunda fase, tratar de ofrecer servicios digitales tanto para aquellos clientes analógicos que al ayudarles supongan un ahorro de trabajo manual y engorroso. Y por supuesto, para captar nuevos clientes ya digitalizados que vean un plus de gestión en ese tipo de servicios.

Web y Área de gestión interna: Hemos unificado las soluciones, agiliza tus procesos y consigue presencia en internet

Al alcance de cualquier despacho, con una mínima inversión y casi sin costes mensuales.

La agilización de los procesos pasan por el uso de soluciones de comunicación real y efectiva digital con los clientes pero sin darles mucho “dolor de cabeza”.

Página web y área de gestión interna privada con tus clientes y correos corporativos,  todo en uno para que obtengas todas las ventajas de la digitalización:

  • La creación de una extranet segura en su propia cuenta de hosting.
  • Se construirá sobre un dominio propio y en una web básica de una sola página que podrá ser ampliada en cualquier momento según presupuesto creado en función de la ampliación deseada.
  • Desde la creación de una página web básica hasta páginas corporativas complejas donde podrá resumir y realizar una presentación digital de su empresa.
  • Emails corporativos asociados a su dominio para uso profesional.
  • Acciones de posicionamiento y SEO para que pueda prestarle servicio de indexación y localización en Google.
  • Formación para aprender el manejo de gestión de archivos de la extranet.

¿Y qué ventajas reales se obtienen en los procesos internos?

Web y Área de gestión interna de forma segura, con archivos protegidos y protección antihackeo.

Ventajas como gestor:
  • Hacer visible todas las ventajas y servicios de su despacho tanto a clientes como a clientes potenciales con la calidad y garantía de TobeOnline.
  • Enviar documentación a clientes en formatos Pdf, imágenes, textos, etc.
  • Recibir documentación de clientes desde su área de usuario como facturas,gastos mensuales, etc., que facilitan la gestión de sus cuentas.
  • Comprobar el tráfico de usuarios en el área privada y la ferecuencia con laque se conectan (esto le ayudarña a conocerlos mejor).
  • Campo de búsqueda de archivos por clientes, nombre o fechas.
Ventajas para sus clientes:
  • Conocer nuevos servicios y ventajas de su gestora o despacho de forma actualizada.
  • Cliente corporativo: recibir nóminas o cualquier documentación a su área de usuario y conservarlas siempre a mano.
  • Cliente autónomo: recibir y conservar documentación en su área de usuario como por ejemplo, declaraciones mensuales, trimestrales o anuales, etc. Enviar a su empresa los gastos mesuales, etc.
Ventajas frente al envío y recepción por email
  • La documentación siempre estará accesible tanto para la gestora o empresa como para los clientes.
  • Localización rápida de documentos, por fechas, por destinatario, por nombre del documento para la empresa y por fechas para los clientes.

Todo ello sin perder la cercanía con el cliente tradicional que va a seguir acercándose por el despacho a “tratar sus asuntos”, llamar por teléfono, etc.

Revertir la situación de los clientes analógicos es un proceso de paciencia y ayuda en la enseñanza de los nuevos sistemas.

Sin embargo, teniendo las herramientas adecuadas implantadas en el despacho podemos atraer a otro tipo de clientes, modernos, digitales, que se sumen a la cartera y compensen el esfuerzo que hay que realizar con los analógicos.

La funcionalidad por tanto debe ser mixta para no quedarnos anclados en el pasado y por tanto no impedir que se sumen a nuestra cartera de clientes las nuevas pymes y profesionales ya digitalizados.

Para esa dicotomía entre ambos tipos de clientes TobeOnline asesora y ofrece sus servicios tanto de digitalización, comunicación y tratamiento de datos, así como de formación continua.

Ayudamos a la digitalización de los procesos en los despachos y a su mantenimiento

Asesoramos acerca de los equipos más adecuados observando la relación calidad-precio-necesidades que tiene el despacho, porque no todos son iguales ni necesitan lo mismo.

Una vez digitalizados les recomendamos y ofrecemos las herramientas necesarias para optimizar el trabajo al máximo.

Desde aplicaciones estándar que toda oficina debe tener hasta las funcionalidades especializadas que diseñamos y programamos ex profeso para necesidades puntuales y concretas.

Tratamiento y creación de Bases de Datos, servicios automatizados, gestión de flujos de información, áreas privadas online para intercambio de datos, etc.

Adaptación a la RGPD de los sistemas tanto digitales como analógicos.

Y por supuesto, el mantenimiento técnico y actualización permanente de dichas herramientas y mantenimiento de los equipos informáticos.

Y como es norma, TobeOnline siempre personalizando cada caso, ofreciendo lo que necesita en función del trabajo y las particularidades del despacho.

¿Hablamos?, estamos a su disposición para encontrar la solución ideal.

https://www.wikitecno.com

 

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Lola Cebolla Administrator
CEO y Dirección de proyectos Comunicación corporativa, Estrategia y Transformación Digital TobeOnline Consultores y Soluciones Webcard. Co Fundadora y Ptda. del Instituto de Transformación Digital
Acerco personas y marcas. Soy Arquitecta y Periodista especializada en Comunicación Corporativa y Digital. Me gusta ser Arquitecta de Marcas, también me especialicé en Social Media Estrategist, Costumer Experience Management, Storytelling, Redacción de contenidos y Diseño web. Experta en Comunicación y Negocios. Más de 25 años de experiencia en creación de empresas tanto en España como en Brasil.
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