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Nube para pymes ¿local o externa?

Una nube mejora la productividad de tu empresa por un coste menor del que piensas

Un paso importante para la transformación digital de pymes y profesionales autónomos, que ahorra costes y tiempo. Voy a ofrecer una serie de claves que pueden a ayudarle a decidirse por la solución que mejor se adapte a sus necesidades.

No obstante, como siempre aconsejo, lo mejor es acudir a un profesional que le asesore.

Una nube, en su definición más simple y sencilla, no es más que una serie de servidores a los que se puede conectar siempre que se desee sin cables a través de tecnología inalámbrica, internet o vía wifi.

Los dos tipos básicos de nube son, poseer un servidor propio en la oficina o en el establecimiento (servidor local) o en una empresa que ofrece dicho servicio (servidor externo).

Después lo podemos complicar todo lo que queramos, hay tipos de nube, de servidores, para todos los gustos, para aplicaciones compartidas, para poder disponer o enviar los datos desde cualquier lugar y cualquier dispositivo, etc.

Un mundo en el que dependiendo de la tecnología que tengamos y del dinero que estemos dispuestos a gastar podemos llegar hasta casi el infinito y más allá.

Sin embargo, normalmente las necesidades para una pyme o una pequeña/mediana oficina profesional pasan por disponer básicamente de un lugar donde almacenar todos los datos y tenerlos centralizados para que los diferentes equipos con los que trabajan puedan acceder al mismo simultáneamente. También para disponer de alguna aplicación multiusuario que ofrezca funcionalidad compartida. Poco más.

Obviamente, el disponer de un servidor que centralice toda la información y al que se pueda acceder sin necesidad de cableado ni otras trabas es perfecto en ahorro de tiempo, efectividad y un aumento considerable de productividad en el trabajo.

Para ello básicamente pueden disponer de dos tipos de servidor. Vamos a ver algunos pros y contras:

Servidor externo

Es un servicio contratado a una empresa especializada y al que nos conectamos vía internet. Las hay muy buenas que ofrecen diferentes servicios según las necesidades del cliente incluso algunas personalizando según lo que realmente nos haga falta.

Las tarifas son variadas y lógicamente depende de lo que se contrate pero podemos escoger un plan básico y posteriormente subirlo si nuestras necesidades crecen, para mí la mejor opción así no se comienza pagando grandes cantidades.

De esta manera, nos olvidamos de problemas técnicos, de equipos y su mantenimiento, de copias de seguridad, etc., porque ellos se ocupan de todo.

Por contra, y esto también es necesario saberlo, los datos de su empresa no serán controlados por vd., no estarán en su ubicación y en caso de un fallo o avería de la conexión a internet no podrá acceder a ellos hasta que se arregle. Igualmente, tendrá un coste mensual para siempre que puede hacerle sentirse en cierta manera “esclavo” de dicho servicio.

Así pues, es necesario escoger una empresa reconocida y que le ofrezca una garantía absoluta ya que son ellos los que van a alojar físicamente todos los datos de la empresa.

Servidor local

En éste caso estamos hablando de un equipo que físicamente se encuentra en su empresa, al que se accede de forma inalámbrica mediante wifi y que puede centralizar tanto datos como aplicaciones si se desea. Todos los datos de su empresa no saldrán de su ubicación y serán permanentemente controlados por vd.

Incluso si lo tiene bien organizado en caso de fallo o avería en la conexión a internet podrá seguir accediendo a los datos mediante conexión por cable o extrayendo la información por medio de cualquier dispositivo externo.

Sin embargo, ha de tener claro que necesita de un equipo con unos requisitos suficientes, realizar un mantenimiento periódicamente, copias de seguridad, etc, y para ello contratar un profesional fijo o una empresa que se ocupe de todo. También, con el tiempo, tenga claro que necesitará cambiar el equipo.

Y voy a reiterar una idea que he comentado, los profesionales son los que mejor pueden asesorarles y si lo que desea es una solución efectiva que perdure y realizar una inversión segura mi consejo siempre será que no deje la gestión de su empresa u oficina en manos del consabido cuñado, sobrino, primo o amigo “que me lo hace baratito” porque al final con seguridad le saldrá bastante mas caro.

Consejos antes de cerrar la oficina por vacaciones

 

Desde TobeOnline Consultores os dejamos una serie de consejos antes de salir de vacaciones para preservar los equipos, datos e incluso la imagen corporativa de nuestra empresa

 

Que una pyme o autónomo cierre todo un mes de vacaciones es cada vez más extraño. Sin embargo, sí es posible que durante dos o tres semanas y normalmente en Agosto, se detenga la actividad completamente para tomar unas vacaciones, descansar y recargar las pilas para arrancar en Septiembre con energías renovadas.

Desde TobeOnline Consultores os dejamos una serie de consejos para preservar nuestros equipos, datos e incluso imagen corporativa durante ese periodo de tiempo.

Dependiendo del tipo de empresa hay dos formas de parar la actividad, las que tienen servidores propios que no deben apagar y las que no lo tienen.

 

Si tienes Servidores propios activos

En éste caso son varias las medidas que serían aconsejable tomar.

 

  1. Copias de Seguridad actualizadas. Antes de irnos de vacaciones es necesario dejar realizada una última copia de seguridad completa de los servidores.

 

  1. Conexiones remotas para empleados autorizados. Puede ser que durante el periodo vacacional algún o algunos empleados deban estar pendiente de cualquier incidencia con clientes o proveedores. Para ello sería aconsejable dejar una conexión remota hacia los servidores de la empresa para que puedan recabar los datos, mails, etc., que necesiten para resolver la cuestión puntual que pueda surgir.

 

  1. Revisión del sistema de refrigeración. Recordemos que en verano solemos tener temperaturas muy altas. Hemos de preservar nuestros servidores ante cualquiera de éstas contingencias y para ello es necesario que la climatización de la sala en donde se encuentran esté en perfecto estado.
    Igualmente, aprovecharemos para limpiar los canales de ventilación de los equipos de manera que refrigeren sin problema de pelusa o polvo acumulado.

 

  1. Sistema de aviso y SAI. Otro de los problemas de las altas temperaturas en verano son los apagones que se producen en ciertas zonas. Por ello debemos tener previsto un sistema de aviso ante un posible apagón para que un responsable o la empresa que tengamos contratada para el mantenimiento reciba una alerta.
    Mientras se desplaza un técnico para solucionarlo sería conveniente disponer de un sistema bien preparado de SAI (Sistema de Alimentación Independiente). Este sistema mantendrá encendido los equipos el tiempo que sea necesario hasta que llegue.

 

Si tienes Servidores en la nube

En el caso que tengamos un contrato con una empresa para trabajar en la nube las precauciones son de otro tipo.

Fundamentalmente, debemos asegurarnos que los responsables que queden a cargo de cualquier tipo de comunicación con clientes y proveedores tengan la infraestructura de comunicaciones suficiente en el lugar donde vayan a pasar su periodo vacacional ya que el acceso a la nube y la descarga de determinada información necesita de unos requisitos mínimos.

Igualmente, que el o los equipos que dispongan dichos empleados tengan la suficiente capacidad para resolver de manera autónoma la emergencia que pudiéramos tener.

La previsión y la comprobación en éstos casos es básica.

 

Cuidar nuestra imagen corporativa

En cualquiera de ambos casos, algo fundamental es cuidar nuestra imagen corporativa.

Con unos sencillos pasos dejaremos avisados a clientes, proveedores, etc para el periodo vacacional.

 

  1. En primer lugar, un aviso claro y diáfano en nuestra Web Corporativa de los días concretos en los que la empresa va a cesar temporalmente su actividad.

 

  1. En caso de dejar a un responsable en concreto “de guardia” tenemos dos posibilidades, o bien dejarlo también claro en nuestra web o, si no deseamos dejar dichos datos al público en general, enviar un mail a todos quienes consideremos (clientes, proveedores, técnicos) avisando de la información de contacto de la persona que va a quedar a su disposición ante cualquier emergencia.

 

  1. Crear en todos los correos un mensaje de “fuera de la oficina”. De ésta manera, si algún cliente o proveedor se ha despistado, recibe de manera inmediata el aviso de que nos encontramos de vacaciones. Se agradece y mucho éste tipo de avisos ya que de esta forma no dejamos que la persona que nos escriba crea que su mensaje ha sido entregado sin ningún problema y más tarde encuentre la desagradable sorpresa de que no ha sido así, haciéndole perder tiempo y quizá algo más.

 

  1. Si disponemos de centralita de teléfono igualmente es aconsejable dejar un contestador que indique con claridad el periodo vacacional de la empresa.

 

  1. Otra forma es crear filtros y reglas en el correo para no encontrar una larga lista de emails en la bandeja de entrada y que hace que nos obligará tener que ordenarlos el primer día de trabajo.
    Si algún cliente nos llamara el primer día y no podamos atender adecuadamente por esta razón la imagen que estaremos transmitiendo no será precisamente la más idónea. Con la creación de carpetas por tipos y acompañados de reglas y filtros podemos hacer que automáticamente cada email  se guarde en la carpeta prevista para ellos y nos facilite el trabajo al recomenzar.

 

Si seguimos estos consejos y organizamos bien nuestra “parada vacacional” la vuelta al trabajo será muchos más relajada y organizada e igualmente nuestra imagen corporativa quedará siempre en buen lugar.

TobeOnline Consultores os desean Felices Vacaciones… y a recargar bien las pilas!!

 

El acierto de planificar en verano

Ha llegado el verano y como suele ser normal pensamos en descanso, sol, playa, viajes…

El verano son vacaciones al fin y al cabo.

Para las empresas, pymes y autónomos son momentos de recargar pilas tras un año duro de esfuerzos, recapitular acerca de lo realizado, revisar objetivos, y también preparación de presupuestos para el nuevo curso.

Pero ojo, no debemos quedarnos sólo en eso.

El verano debe ser, tiene que ser, un tiempo para la preparación de nuevas e ilusionantes perspectivas, nuevos mercados, renovación de estructuras, ambicionantes proyectos, etc.

Si queremos comenzar en septiembre pisando fuerte y ofreciendo nuestro producto o servicios, no sólo a los compradores habituales sino a nuevos usuarios que aún no nos conozcan, todo debe partir de una concienzuda preparación y organización coordinada para que nada quede a una improvisación que nunca es efectiva.

Para que nuestro negocio funcione como un reloj lo recomendable es preparar las posibles nuevas estrategias y revisar las existentes para ver si es necesario modificarlas, actualizarse, realizar mejoras y estudiar qué medios tenemos a nuestro alcance para que nuestros clientes potenciales conozcan nuestras actividades.

 

Las nuevas tecnologías

Sin duda, una de estas estrategias fundamentales se encuentran en el ámbito de las nuevas tecnologías, internet y todo lo que implica la transformación digital que no cesa de innovar y ofrecernos herramientas cada vez más sencillas y útiles para hacer crecer nuestros proyectos.

La red es hoy por hoy el lugar de negocios más amplio y con mayor futuro de todos los existentes.

Analizar, planificar y encargar estrategias a profesionales durante el periodo estival supone estar un paso por delante de la competencia. Clic para tuitear

El entorno empresarial es muy dinámico, y en el ámbito online ese dinamismo es constante, de manera que las necesidades de los consumidores, las actuaciones de la competencia, la experiencia del usuario y las iniciativas de proveedores, distribuidores, etc., cambian continuamente.

Con el fin de aprovechar adecuadamente las oportunidades que ofrece el entorno digital y, a la vez, hacer frente a las amenazas que van surgiendo, no se puede ni improvisar ni hacerlo sin una preparación concienzuda.

Es necesario un estudio del mercado digital, un plan de negocio y un plan de marketing digital adecuado y personalizado a su empresa y/o negocio junto a una planificación minuciosa que desarrolle y mantenga un ajuste adecuado entre los objetivos y recursos de la empresa y los cambios que se producen en el entorno.

 

Una presencia digital que nos represente

Comprobar si nuestra presencia digital es realmente aquella que nos representa, cuidando no solamente un diseño web adecuado y que enamore y brille con luz propia en esos 10 segundos en los que hay que captar la atención, que los mensajes expresen correctamente nuestros objetivos y estén actualizados.

La gestión de contenidos es la principal baza desde la que tenemos la oportunidad de ayudar a nuestra empresa o marca a obtener reconocimiento como expertos en un tema y destacar de la competencia.

Además, aumenta su visibilidad en los buscadores, entre otros motivos potencia el posicionamiento SEO, por la generación periódica y sostenida de contenidos.

Una coordinación entre las redes sociales de la marca, imprescindibles “voceros” de nuestro negocio, con la realización, medición y control de estrategias que lleven a buen puerto nuestro proyecto.

En definitiva, la implantación en la red de nuestra empresa no se debe realizar de forma improvisada y con prisas, todo debe llevarse a cabo en base al estudio y la planificación.

Es por ello, que ahora, durante el verano, es un momento ideal para realizar todos esos preparativos que a partir de septiembre/octubre deben ponerse en marcha para sorprender y poner nuestro negocio en una lanzadera que lo haga visible para todos, ofrezca un punto diferencial y muestre nuestra empresa como realmente es.

 

#TobeOnline, caminando en tus zapatos

#TobeOnline or Not To Be Online, esa es la cuestión

 

En comunicación, lo fundamental es ponerse en el lugar de la empresa y el profesional. Lo que en el mundo anglosajón se llama “walking on my shoes” (caminar en mis zapatos), entendiendo y empatizando con la filosofía y el alma del negocio, del proyecto.

De esta forma, caminando en tus zapatos, creamos una simbiosis entre la “idea” que parte del emprendedor y la “forma de expresarla” del comunicador aplicando la creatividad, las habilidades y las técnicas adecuadas en cada caso que agilizarán  conjuntamente y finalmente la consecución de las metas y objetivos.

En TobeOnline queremos colaborar a crear un ambiente empresarial y profesional moderno, interactivo, que permita crecer, conectar mejor con los usuarios, clientes y fans a través de las nuevas posibilidades que ofrecen los medios digitales y las redes sociales.

Nos centramos en las Pymes y los Autónomos que necesiten crear, aumentar y optimizar su visibilidad en la red, así como realizar estrategias de comunicación online y offline.

 

¿Por qué centrarse en pequeñas empresas y profesionales?

 

Por la desventaja competitiva que supone, frente a las grandes corporaciones, el hecho de carecer de presupuesto para disponer de un gabinete propio de comunicación.

La comunicación directa en las redes sociales transmite algo tan importante como la imagen de marca (Branding) y tan fundamental como la interacción con el cliente y amigos de la marca (Inbound Marketing).

Hemos observado que muchos pequeños emprendedores sacrifican su tiempo y esfuerzo para compatibilizar las actividades del negocio con las exigencias actuales, para estar presentes en los medios digitales y las redes sociales.

Esto genera estrés por la falta de tiempo y atención y escogen la opción de dejar en manos de familiares o personas cercanas poco cualificadas la comunicación, que lógicamente no es la opción adecuada.

TobeOnline esta formado por un equipo de profesionales de las distintas ramas de la comunicación y las nuevas tecnologías que trabajamos conjuntamente (Coworking) “caminando en tus zapatos”, para construir, asesorar y mantener la comunicación de tu negocio o tu imagen profesional online y offline.
 

¿Es rentable externalizar la comunicación y el marketing?

Las pymes y los autónomos no suelen tener un equipo dedicado al marketing y la comunicación para competir frente a las grandes empresas. Externalizar la comunicación y el marketing es sin duda la opción más asequible sin tener que asumir costes laborales extraordinarios ni tener que aumentar la carga de trabajo a los empleados que ya se dedican a otras funciones más apropiadas.

Las grandes empresas tienen ventajas en todo, incluso en la comunicación y el marketing. Poseen gabinetes o departamentos propios con profesionales dedicados exclusivamente a la comunicación de la marca, diseño de estrategias, marketing digital, web’s, blogs, creación y mantenimiento de las redes sociales de la empresa, etc.

En está época de cambios ya estamos bastante por detrás de la media occidental y vemos cómo empresas nuevas que si disponen de estrategias de marketing y comunicación ganan en competitividad y ventas. La buena noticia es que ya no supone un coste tan extraordinario como hace diez años.

Una de las principales ventajas de la revolución tecnológica para los profesionales y Pymes es la accesibilidad de estas estrategias y herramientas. Ya no es necesario realizar grandes inversiones de publicidad en los grandes medios de comunicación. Las publicaciones propias, la facilidad para poseer el propio medio de comunicación (web corporativa y blogs) y red de divulgación (redes sociales) posibilita definitivamente romper con el silencio al que estábamos “obligados” los pequeños negocios.

Acercar la empresa a los clientes reales y potenciales, poder interactuar con ellos, saber lo que necesitan y conseguir que les llegue la información de manera rápida y clara, no es más que la versión 2.0 del “boca a boca” actualizada del Siglo XXI.

¿Es rentable para una pyme o un autónomo crear estrategias de marketing y comunicación?

Externalizar supone la ventaja de contar con un equipo multidisciplinar que ofrecerá al empresario perspectivas y tácticas actualizadas y que desconoce. De esta forma optimiza todas las acciones de comunicación y marketing digital que lleve a cabo sin tener que contratar en su plantilla, con los costes que supone un equipo de tales características.

Además de la ventaja económica que supone solo contratar lo que necesita en cada momento ofrecerá más efectividad por cada acción concreta.

Las soluciones que  suponen un beneficios

 Disponer de un equipo de profesionales actualizados en las últimas tendencias y coordinados hacia los objetivos de la empresa.

 Ayudar al empresario a detectar oportunidades dentro del marco actual.

Mejor coste/beneficio para aquellos que no pueden agregar una nómina extra en su plantilla.

 Personalizar cada caso y ayudar a detectar a aquello que le diferencia le hace único.

 Planificar y organizar las acciones rentabiliza las inversiones y da la oportunidad de observar los cambios necesarios y oportunos.

 Ir paso a paso, ayudar a priorizar y buscar la rentabilidad cada acción.

 Ayudar a fijar un objetivo claro para ser visible en el mercado Online, el mercado más amplio, que más ha crecido en los últimos años y que mayor futuro tiene.

 Empleo de las herramientas más adecuadas, concretas y necesarias.

 Establecer un espacio temporal para desarrollar campañas eficaces.

 

Ponerse en manos de profesionales especializados, que se pongan en tus zapatos y se identifiquen con la misión y los objetivos de la empresa. Irán paso a paso, alcanzando etapas y objetivos marcados siempre en un periodo de tiempo y con previsión de continuidad.

“Que no se diga, no le conozco, no se a qué se dedica… que se diga siempre: quién hace, qué hace, cómo lo hace, por qué lo hace…” Ana Lopez (Periodista y experta en Gabinetes de Comunicación)