Desde TobeOnline Consultores os dejamos una serie de consejos antes de salir de vacaciones para preservar los equipos, datos e incluso la imagen corporativa de nuestra empresa
Que una pyme o autónomo cierre todo un mes de vacaciones es cada vez más extraño. Sin embargo, sí es posible que durante dos o tres semanas y normalmente en Agosto, se detenga la actividad completamente para tomar unas vacaciones, descansar y recargar las pilas para arrancar en Septiembre con energías renovadas.
Desde TobeOnline Consultores os dejamos una serie de consejos para preservar nuestros equipos, datos e incluso imagen corporativa durante ese periodo de tiempo.
Dependiendo del tipo de empresa hay dos formas de parar la actividad, las que tienen servidores propios que no deben apagar y las que no lo tienen.
Si tienes Servidores propios activos
En éste caso son varias las medidas que serían aconsejable tomar.
- Copias de Seguridad actualizadas. Antes de irnos de vacaciones es necesario dejar realizada una última copia de seguridad completa de los servidores.
- Conexiones remotas para empleados autorizados. Puede ser que durante el periodo vacacional algún o algunos empleados deban estar pendiente de cualquier incidencia con clientes o proveedores. Para ello sería aconsejable dejar una conexión remota hacia los servidores de la empresa para que puedan recabar los datos, mails, etc., que necesiten para resolver la cuestión puntual que pueda surgir.
- Revisión del sistema de refrigeración. Recordemos que en verano solemos tener temperaturas muy altas. Hemos de preservar nuestros servidores ante cualquiera de éstas contingencias y para ello es necesario que la climatización de la sala en donde se encuentran esté en perfecto estado.
Igualmente, aprovecharemos para limpiar los canales de ventilación de los equipos de manera que refrigeren sin problema de pelusa o polvo acumulado.
- Sistema de aviso y SAI. Otro de los problemas de las altas temperaturas en verano son los apagones que se producen en ciertas zonas. Por ello debemos tener previsto un sistema de aviso ante un posible apagón para que un responsable o la empresa que tengamos contratada para el mantenimiento reciba una alerta.
Mientras se desplaza un técnico para solucionarlo sería conveniente disponer de un sistema bien preparado de SAI (Sistema de Alimentación Independiente). Este sistema mantendrá encendido los equipos el tiempo que sea necesario hasta que llegue.
Si tienes Servidores en la nube
En el caso que tengamos un contrato con una empresa para trabajar en la nube las precauciones son de otro tipo.
Fundamentalmente, debemos asegurarnos que los responsables que queden a cargo de cualquier tipo de comunicación con clientes y proveedores tengan la infraestructura de comunicaciones suficiente en el lugar donde vayan a pasar su periodo vacacional ya que el acceso a la nube y la descarga de determinada información necesita de unos requisitos mínimos.
Igualmente, que el o los equipos que dispongan dichos empleados tengan la suficiente capacidad para resolver de manera autónoma la emergencia que pudiéramos tener.
La previsión y la comprobación en éstos casos es básica.
Cuidar nuestra imagen corporativa
En cualquiera de ambos casos, algo fundamental es cuidar nuestra imagen corporativa.
Con unos sencillos pasos dejaremos avisados a clientes, proveedores, etc para el periodo vacacional.
- En primer lugar, un aviso claro y diáfano en nuestra Web Corporativa de los días concretos en los que la empresa va a cesar temporalmente su actividad.
- En caso de dejar a un responsable en concreto “de guardia” tenemos dos posibilidades, o bien dejarlo también claro en nuestra web o, si no deseamos dejar dichos datos al público en general, enviar un mail a todos quienes consideremos (clientes, proveedores, técnicos) avisando de la información de contacto de la persona que va a quedar a su disposición ante cualquier emergencia.
- Crear en todos los correos un mensaje de «fuera de la oficina». De ésta manera, si algún cliente o proveedor se ha despistado, recibe de manera inmediata el aviso de que nos encontramos de vacaciones. Se agradece y mucho éste tipo de avisos ya que de esta forma no dejamos que la persona que nos escriba crea que su mensaje ha sido entregado sin ningún problema y más tarde encuentre la desagradable sorpresa de que no ha sido así, haciéndole perder tiempo y quizá algo más.
- Si disponemos de centralita de teléfono igualmente es aconsejable dejar un contestador que indique con claridad el periodo vacacional de la empresa.
- Otra forma es crear filtros y reglas en el correo para no encontrar una larga lista de emails en la bandeja de entrada y que hace que nos obligará tener que ordenarlos el primer día de trabajo.
Si algún cliente nos llamara el primer día y no podamos atender adecuadamente por esta razón la imagen que estaremos transmitiendo no será precisamente la más idónea. Con la creación de carpetas por tipos y acompañados de reglas y filtros podemos hacer que automáticamente cada email se guarde en la carpeta prevista para ellos y nos facilite el trabajo al recomenzar.
Si seguimos estos consejos y organizamos bien nuestra “parada vacacional” la vuelta al trabajo será muchos más relajada y organizada e igualmente nuestra imagen corporativa quedará siempre en buen lugar.
TobeOnline Consultores os desean Felices Vacaciones… y a recargar bien las pilas!!
