Tag

equipos informáticos

Browsing

Mantenimiento informático, el gran olvidado

Cuando comenzamos a pensar en montar un negocio, marca o empresa, si lo hacemos bien planificamos y organizamos todo lo referente al plan de negocio, plan de marketing, página web, redes sociales, localización, estructura, mobiliario, equipos específicos, ordenadores, etc…

En general, nos ponemos en contacto con profesionales que hagan “su parte” del gran trabajo que supone poner en funcionamiento un negocio. Y ello es fundamental, puesto que cada uno está preparado para lo que realmente sabe hacer siendo normal contratar a otros para que realicen las labores que no son de tu competencia.

Una vez que cada profesional ha realizado el trabajo encomendado, podemos iniciar el funcionamiento del negocio. En el caso de que tenga equipos específicos como, las neveras de una carnicería, frutería o floristería, la maquinaria de una empresa de elaboración de productos alimentarios o de construcción, los equipos de embalaje y transporte, etc., normalmente se contratan con un mantenimiento puesto que son fundamentales para el trabajo.

En la actualidad, para cualquier empresa, hay un tipo de equipo que, siendo general en todas ellas, también se ha convertido de manera definitiva en fundamental para el negocio, son los ordenadores, como portátiles, pc´s, servidores, y los periféricos, impresoras, escáneres, discos externos, sistemas de alimentación ininterrumpidos, etc.

Y ya no sólo se utilizan para almacenar toda la documentación, llevar  la contabilidad y disponer de cuentas de correo, también se usan para las redes sociales, realización del email marketing, subir diversa información a la página web y/o al blog, interconectar con clientes por las diversas aplicaciones disponibles e incluso controlar mediante cámaras nuestro negocio.

Esto equipos solemos adquirirlos directamente a las empresas o a través de alguna tienda especializada, sin embargo, aunque siempre hay honrosas excepciones, después nos olvidamos de contratar un buen mantenimiento a profesionales que controlen el perfecto funcionamiento y estado tanto del hardware (los equipos) como del software (los programas y aplicaciones).

Craso error amigo Sancho, como diría el Quijote, porque como tal nos comportamos, quijotescamente, pensando en que somos capaces de hacerlo por nosotros mismos o nos lo “apañará” algún hijo-sobrino-primo-cuñado que tenemos en la familia.

Cuántas veces no habremos escuchado esa manida frase: “no veas como controla de informática, un crack, y me lleva los equipos por ná y menos que para eso es familia”.

Aquí es donde suelen comenzar los dolores de cabeza, porque el cuñadísimo por muy crack que sea ni posee los conocimientos, ni los estudios, ni las herramientas adecuadas y en el momento en el que “el apaño” llega a mayores todo se vuelve un gran y enorme problema.

La mayoría de las veces que se deciden a llamar un informático, y lo cuento desde la experiencia, ya tienen el equipo hecho un completo desastre, en estado crítico y en numerosas ocasiones “muerto” con la información irrecuperable en el peor de los casos (y no son pocos).

La gran pregunta es . ¿por qué contratamos sin pestañear el mantenimiento de equipos específicos y no los equipos informáticos? No nos damos cuenta que el refrán “zapatero a tus zapatos” es posiblemente unos de los más sabios que existen en el refranero español.

Como informático de carrera con más de 30 años de experiencia en grandes empresas puedo afirmar con absoluta seguridad que cualquier empresa que se precie, por pequeña que sea, necesita contratar una empresa que le ofrezca un mantenimiento de garantía para evitar averías y fallos en sus equipos informáticos pero no me quedo aquí sino que además deben ser auténticos asesores para evaluar permanentemente el estado de los equipos y aconsejar las modificaciones ó cambios necesarios en cada momento con el mínimo coste para la empresa. Y para eso hay que saber, hay que ser un auténtico profesional.

Cuando un sistema informático no se mantiene adecuadamente en el 99% de los casos se convierte en un problema que termina afectando sobretodo al bolsillo del empresario, y esto lo puedo afirmar por la extensa experiencia que atesoro habiendo observado casos realmente lacerantes que se podrían haber resuelto en menos tiempo, de manera más satisfactoria y sobretodo de forma mucho más económica.

Mi consejo: busquen una buena empresa o un buen profesional bien referenciado, realicen un contrato de mantenimiento a todos sus equipos informáticos con revisión periódica y su negocio funcionará mucho mejor optimizado tanto en la producción como en los costes. Confíe en los profesionales, creer que todos podemos hacer todo es el gran error.

Nosotros tenemos planes por horas, tarifa plana, o personalizados. Si estás buscando un responsable de la seguridad y funcionalidad de tus equipos cuentas con un profesional con más de 30 años de experiencia a tu disposición, un servidor.

Aquí puedes consultar los precios: Mantenimiento informático

 

Consejos antes de cerrar la oficina por vacaciones

 

Desde TobeOnline Consultores os dejamos una serie de consejos antes de salir de vacaciones para preservar los equipos, datos e incluso la imagen corporativa de nuestra empresa

 

Que una pyme o autónomo cierre todo un mes de vacaciones es cada vez más extraño. Sin embargo, sí es posible que durante dos o tres semanas y normalmente en Agosto, se detenga la actividad completamente para tomar unas vacaciones, descansar y recargar las pilas para arrancar en Septiembre con energías renovadas.

Desde TobeOnline Consultores os dejamos una serie de consejos para preservar nuestros equipos, datos e incluso imagen corporativa durante ese periodo de tiempo.

Dependiendo del tipo de empresa hay dos formas de parar la actividad, las que tienen servidores propios que no deben apagar y las que no lo tienen.

 

Si tienes Servidores propios activos

En éste caso son varias las medidas que serían aconsejable tomar.

 

  1. Copias de Seguridad actualizadas. Antes de irnos de vacaciones es necesario dejar realizada una última copia de seguridad completa de los servidores.

 

  1. Conexiones remotas para empleados autorizados. Puede ser que durante el periodo vacacional algún o algunos empleados deban estar pendiente de cualquier incidencia con clientes o proveedores. Para ello sería aconsejable dejar una conexión remota hacia los servidores de la empresa para que puedan recabar los datos, mails, etc., que necesiten para resolver la cuestión puntual que pueda surgir.

 

  1. Revisión del sistema de refrigeración. Recordemos que en verano solemos tener temperaturas muy altas. Hemos de preservar nuestros servidores ante cualquiera de éstas contingencias y para ello es necesario que la climatización de la sala en donde se encuentran esté en perfecto estado.
    Igualmente, aprovecharemos para limpiar los canales de ventilación de los equipos de manera que refrigeren sin problema de pelusa o polvo acumulado.

 

  1. Sistema de aviso y SAI. Otro de los problemas de las altas temperaturas en verano son los apagones que se producen en ciertas zonas. Por ello debemos tener previsto un sistema de aviso ante un posible apagón para que un responsable o la empresa que tengamos contratada para el mantenimiento reciba una alerta.
    Mientras se desplaza un técnico para solucionarlo sería conveniente disponer de un sistema bien preparado de SAI (Sistema de Alimentación Independiente). Este sistema mantendrá encendido los equipos el tiempo que sea necesario hasta que llegue.

 

Si tienes Servidores en la nube

En el caso que tengamos un contrato con una empresa para trabajar en la nube las precauciones son de otro tipo.

Fundamentalmente, debemos asegurarnos que los responsables que queden a cargo de cualquier tipo de comunicación con clientes y proveedores tengan la infraestructura de comunicaciones suficiente en el lugar donde vayan a pasar su periodo vacacional ya que el acceso a la nube y la descarga de determinada información necesita de unos requisitos mínimos.

Igualmente, que el o los equipos que dispongan dichos empleados tengan la suficiente capacidad para resolver de manera autónoma la emergencia que pudiéramos tener.

La previsión y la comprobación en éstos casos es básica.

 

Cuidar nuestra imagen corporativa

En cualquiera de ambos casos, algo fundamental es cuidar nuestra imagen corporativa.

Con unos sencillos pasos dejaremos avisados a clientes, proveedores, etc para el periodo vacacional.

 

  1. En primer lugar, un aviso claro y diáfano en nuestra Web Corporativa de los días concretos en los que la empresa va a cesar temporalmente su actividad.

 

  1. En caso de dejar a un responsable en concreto “de guardia” tenemos dos posibilidades, o bien dejarlo también claro en nuestra web o, si no deseamos dejar dichos datos al público en general, enviar un mail a todos quienes consideremos (clientes, proveedores, técnicos) avisando de la información de contacto de la persona que va a quedar a su disposición ante cualquier emergencia.

 

  1. Crear en todos los correos un mensaje de “fuera de la oficina”. De ésta manera, si algún cliente o proveedor se ha despistado, recibe de manera inmediata el aviso de que nos encontramos de vacaciones. Se agradece y mucho éste tipo de avisos ya que de esta forma no dejamos que la persona que nos escriba crea que su mensaje ha sido entregado sin ningún problema y más tarde encuentre la desagradable sorpresa de que no ha sido así, haciéndole perder tiempo y quizá algo más.

 

  1. Si disponemos de centralita de teléfono igualmente es aconsejable dejar un contestador que indique con claridad el periodo vacacional de la empresa.

 

  1. Otra forma es crear filtros y reglas en el correo para no encontrar una larga lista de emails en la bandeja de entrada y que hace que nos obligará tener que ordenarlos el primer día de trabajo.
    Si algún cliente nos llamara el primer día y no podamos atender adecuadamente por esta razón la imagen que estaremos transmitiendo no será precisamente la más idónea. Con la creación de carpetas por tipos y acompañados de reglas y filtros podemos hacer que automáticamente cada email  se guarde en la carpeta prevista para ellos y nos facilite el trabajo al recomenzar.

 

Si seguimos estos consejos y organizamos bien nuestra “parada vacacional” la vuelta al trabajo será muchos más relajada y organizada e igualmente nuestra imagen corporativa quedará siempre en buen lugar.

TobeOnline Consultores os desean Felices Vacaciones… y a recargar bien las pilas!!