Los Planes de Comunicación se conciben para definir los criterios básicos de comunicación (interna, externa y de marketing) durante un periodo determinado de tiempo. Deben ser revisables y modificados en función de la situación de la empresa teniendo en cuenta su fase, bien de nacimiento, madurez o estado de su reputación corporativa. Para diseñar un plan de Comunicación Digital además hay que sumar varios factores que serán fundamentales para que sea efectivo.

Me gusta poner como ejemplo de la efectividad en la planificación comparando la diferencia que existe entre comprar una bicicleta por piezas (no planificar) o comprarla ya montada (planificar). Me explico:

La facilidad de uso de las herramientas de comunicación digital tiene un efecto sin duda social, todos sabemos defendernos con ellas y manejarlas y es que fueron creadas más como herramientas de comunicación entre personas que para empresas.

Sin embargo, las empresas no tardaron en incorporarse a los nuevos ecosistemas de interacciones sociales donde existen oportunidades, pero sin duda no funciona exactamente igual la comunicación digital entre personas que entre personas y empresas. La tecnología ha evolucionado con herramientas disponibles para empresas que no se utilizan a nivel de usuario aunque compartan el mismo espacio, lo cual implica una evolución en las estrategias de comunicación empresarial.

Siguiendo con el ejemplo:

Si planificas te garantizas por un lado, que tu bicicleta la ha montado un profesional con las mejores piezas disponibles (según el presupuesto que tengas) y por otro lado, supone la ventaja de salir andando con ella, sabiendo que además funciona.

¿En qué me puede ayudar planificar la comunicación de mi empresa o proyecto?

La estructura básica esquematizada de un Plan de Comunicación Digital trata de establecer una situación actual de partida, marcar unos objetivos alcanzables (metas), elaborar las estrategias (marcar el camino) para conseguirlos mediante acciones planificadas (y presupuestadas) para ser medidas con posterioridad y permitirnos hacer una evaluación de éxitos y fracasos así como las causas.

Todo enfocado en mejorar la empresa, optimizar la experiencia del cliente y por supuesto no solamente para proporcionar mayor conocimiento de la marca, también para hacerla más rentable (las empresas se crean para obtener beneficios, y de ello no hay duda). Las inversiones necesitan obtener su retorno y sin este fin primordial nada serviría en absoluto. Voy a mencionar algunas de las ventajas;

 

Ventajas del Plan de Comunicación para el lanzamiento de una nueva marca

Para comenzar, profesionaliza toda la estrategia de comunicación, extrae todos los recursos y herramientas existentes en la actualidad a beneficio de la empresa y no deja en manos de las circunstancias y el desconocimiento uno de los factores más importantes, la imagen, el conocimiento y la reputación de tu marca.

Si en tu proyecto participáis varios amigos/socios/colaboradores, tener definido el plan proporciona una estructura consensuada y organizada. Todos los posibles escenarios estarán contemplados y resultarán mucho más productiva y efectiva cualquier acción que se lleve a cabo.

Dejar el mínimo espacio a la improvisación. Improvisar normalmente cuando se trata de un equipo suele dar lugar a tensiones, malos entendidos y conflictos mientras que la situación espera a resolverse y posiblemente el cliente también. ¿Imagináis la situación?

Las estrategias adecuadamente planificadas y medibles suponen una ventaja principalmente cuando se trabaja en equipo y especialmente cuando se da la circunstancia de deslocalización de los integrantes.

Definir un objetivo común y consensuado hace que la labor en equipo se fortalezca, siendo conscientes de que todos reman en la misma dirección hacia un objetivo conociendo las pautas y políticas de comunicación.

Poseer un objetivo claro de comunicación y la estrategia definida con las acciones debidamente planificadas proporciona una herramienta muy útil cuando la comunicación está en manos de un responsable como interlocutor de la empresa con funciones de Community Manager, atención al cliente y comercial.

Aporta seguridad y confianza a la hora de comunicar y escoger las acciones concretas, el uso de las herramientas. Hace partícipe a toda la dirección y evita posibles conflictos del equipo por posibles acciones comunicativas no coordinadas.

Potencia las acciones de la marca general y la marca personal.

Evita situaciones de crisis, anticipa respuestas ante posibles malentendidos.

Mejora la eficiencia de las acciones obteniendo mejor rentabilidad de ellas.

Definir junto a la dirección en el plan el proceso de creación y el conocimiento de la marca por los públicos objetivos, generar una imagen e identidad corporativa que diferencien a la empresa de su competencia y la creación de una política de comunicación que se configure como guía para el responsable de comunicación y que detallaremos más adelante.

Todo el proceso facilitará un plan estratégico para conseguir los objetivos propuestos.

Se deberán establecer fases y estrategias definidas que requerirán de reformulaciones a medida que se alcance la madurez del proyecto.

Nosotros, nos enfocamos más allá de la comunicación también en la Transformación Digital de la empresa, tanto para la optimización y aprovechamiento de los recursos tecnológicos como para adecuarnos a la Experiencia del Cliente cada vez más exigente en comodidad y simplicidad durante los procesos y en la atención que requiere de las empresas.

Planificamos la estrategia digital de nuestros clientes de la siguiente forma:

Fases de la Planificación:

1.- Situación de partida actual:
Descripción de la empresa, situación actual, medios técnicos y humanos, establecer la empresa en su entorno, su público objetivo y principales características. Definir claramente el posicionamiento. Evaluación posibilidades económicas que se disponen para el cumplimiento del Plan.

2.- Estudio de la competencia:
Políticas de comunicación visibles y aspectos destacados que pueden ser objeto de análisis para obtener un marco de diferenciación.

3.- Dafo:
En esta fase se determinarán las oportunidades / amenazas, debilidades / fortalezas que nos proporcionarán una importante guía y punto de partida para establecer objetivos y estrategias a trabajar.

4.- Fijación del objetivo general y los específicos:
En esta fase el objetivo general genera otros objetivos específicos y parciales y a su vez otros menores alcanzables, revisables y ejecutables.

5.- Branding:
Definición de la imagen corporativa (personalidad, misión, valores, factores diferenciadores frente a la competencia, posicionamiento) e identidad corporativa deseada (marca, colores corporativos, identidad gráfica, estilo, etc.) y estrategia de Branding.

6.- Definición de la política general de comunicación:
Principios y objetivos. Metodología, organización. Plan de medios (o estrategia y planificación de contenidos), planificación social media.

Hay que poner especial énfasis en:

• Atención al cliente, metodología de procesos del cliente, estrategia y control de satisfacción y experiencia del cliente durante el proceso, etc.

• Identificación de medios y canales. Su uso, lenguaje, tono, definición de estrategias de medios y difusión.

• Recomendaciones de comunicación corporativa en medios digitales.

• Definición de la metodología y herramientas de comunicación interna.

 

7.- Elección de estrategias:
Descripción de acciones y herramientas internas y externas.

8.- Planificación y jerarquía de acciones:
Ya disponemos de todos los datos necesarios, definimos las acciones de comunicación, quiénes van a llevarlas a cabo y cuándo. Valoración económica de las acciones escogidas, y selección de éstas en función de la disponibilidad de recursos.

9.- Seguimiento, control y mediciones:
Establecer herramientas y metodología para la medición periódica de los resultados de las acciones llevadas a cabo en el plan para su análisis y/o revisión estratégica.