¿División en el equipo, falsas noticias, desmotivación? Necesitas un plan, un plan de comunicación

Si no dices lo que es tu empresa o institución, otros se adelantarán a decir lo que no es

En cualquier momento puede suceder en tu negocio u organización, ¿quien no lo ha vivido alguna vez?. Aunque las posibles causas pueden ser diversas, sin embargo un buen Plan de Comunicación debidamente actualizado contribuye en gran medida a que estos problemas sean menores, eventuales y fácilmente resueltos.

Cuando la comunicación está bien gestionada, todo el entorno debe tener claro qué, quién, cómo y por qué e incluso dónde y cuando, se toman las decisiones, se ejecutan determinadas acciones. Les llamamos las 6 W´s derivadas de los términos equivalentes en ingles What, Who, How, Why, Where and When.

La gestión de estos interrogantes dependen única y exclusivamente de la dirección que debe estar constantemente pendiente de que la imagen (lo que es y su percepción) de la empresa sea la adecuada, para ello es fundamental ser capaces de transmitirla en cada acción, decisión, intervención, trato con los empleados, etc.

En ocasiones puede ser una ardua tarea que puede delegarse en un responsable para ello (y las grandes empresas y corporaciones así se hacen). El Dircom.

¿Qué funciones tiene y de qué manera puede ayudar a la dirección?

Según Fernando Martín:

«Crear coordinar, analizar, desarrollar, difundir y controlar todas y cada una de las acciones de gestión informativa interna y externa que la empresa o institución necesita comunicar a sus diferentes públicos de interés o STAKEHOLDERS a través de los medios de comunicación propios y externos, es decir, conseguir transmitir una buena imagen de todo su cuerpo corporativo e institucional, y llegar a ser un referente social en el sector”.

Sus funciones son:

Debe conocer cómo es y cómo se desarrolla la cultura de la empresa u organización.

Para ello debe trabajar mano a mano con la Dirección. Es un cargo de confianza y es por ello que debe saber y conocer constantemente cómo piensa la Dirección. De esta forma, gestionará en coordinación con la Dirección, todas las acciones necesarias para mejorar su Imagen corporativa / institucional.

Esta confianza y nexo entre el responsable de la comunicación y la dirección debe proporcionarle fuerza, autonomía y poder de decisión.

Coordinar y canalizar el plan o estrategia de comunicación.

Será el responsable de coordinar y difundir toda la información que se produce. Toma decisiones sobre la Imagen, ante los medios de comunicación y todos los diferentes públicos de interés, clientes, vecinos, empleados, etc. Potencia, desarrolla y se encarga de la difusión de las actividades de forma clara, transparente, rápida y veraz.
 Esto solamente se consigue manteniendo una estrecha y eficaz relación con los medios de comunicación y con los diferentes públicos de interés.

Posteriormente deberá verificar y controlar la calidad y repercusión informativa

El seguimiento de medios es esencial, conocer el efecto que tienen las acciones de comunicación internas y externas. Además de ofrecer la percepción real de nuestros públicos, permite replantear las estrategias si no se han conseguido transmitir los mensajes adecuadamente. De esta forma se podrán  reformular las acciones para adecuarlas a nuestro objetivo.

Es por tanto una tarea nada sencilla y que requiere de aptitudes determinadas para ser llevadas a cabo con éxito. Entre ellas, el poder de síntesis, la fluidez mental, ser experto y hábil comunicador y fundamental, debe estar totalmente integrado en la cultura corporativa.

El Plan de Comunicación

En el próximo post detallaremos en qué consiste un Plan de Comunicación. Se elaboran para definir los criterios básicos de comunicación (interna, externa y marketing) durante un periodo largo de tiempo o con carácter anual.

El objetivo del plan no es otro que definir los objetivos externos e internos de la comunicación facilitando la fluidez de las acciones tanto de comunicación interna (con los empleados, proveedores, etc.,) como para la comunicación  externa (con los medios y públicos). A la hora de ejecutar cualquier acción de comunicación el plan será un referente, como si de una guía se tratase inclusive en situaciones de crisis.

Un tema apasionante, factor estratégico en la empresa y desconocido por la pequeña y mediana empresa, obligada en numerosas ocasiones a improvisar y con ello descuidando su imagen corporativa cuando el volumen de negocio aumenta.