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Ha sido todo un descubrimiento. Una nube propia, un NAS (Network Attached Storage)

Para los que somos precavidos y buscamos siempre la seguridad sin perder eficacia, rapidez y conectividad, el NAS es un dispositivo que ofrece para las oficinas profesionales e incluso pymes, unas prestaciones excelentes.

En un artículo anterior, Nube para pymes ¿local o externa?, ya explicamos lo que es una nube, las diferencias entre nube local y externa, ofreciendo recomendaciones para las pymes.

Ahora nos centramos el NAS, un dispositivo orientado al almacenamiento, con el que podremos crear nuestra propia nube en la oficina y por tanto controlarla. 

 

Un NAS en su oficina

Pero además, también te permite hacer otras cosas como montar servidores web, VPNs o incluso tu propio servicio de streaming con el contenido que tengas en sus discos duros.

Obviamente nos decantamos por el tipo de nube local, con un servidor propio en nuestra sede, conectado a la red y que podemos configurar de una forma sencilla e intuitiva.

No obstante, seamos claros, cualquiera no puede configurar bien un NAS, no es que sea tremendamente complicado pero hay que tener en cuenta que tiene su propio sistema operativo y lógicamente se necesitan conocimientos técnicos o formarse bien para manejarlo adecuadamente y sacarle todo el rendimiento que nos ofrece.

Tampoco cualquier tipo de NAS sirve. Los hay domésticos, para pequeñas oficinas y para pymes, por lo que el conocimiento para lo primero que sirve es para saber escoger el modelo adecuado para nuestras necesidades.

Para ello, hay que tener en cuenta, procesador, memoria, bahías, espacio de almacenamiento para un espacio temporal medio al menos, cuantos usuarios y aparatos van acceder, etc.

Lo más importante es que una vez tengamos escogido la marca y modelo, vamos a disfrutar de una serie de ventajas espléndidas.

Son aparatos diseñados para no apagarse nunca, con una conectividad compatible con todo tipo de dispositivos y sistemas, Linux, Windows, Mac, ordenadores, portátiles, tablets, móviles, etc.

Además de, por supuesto, tener plena conectividad en toda la oficina a través de nuestra propia wifi, y bien configurado también se puede disponer de acceso desde fuera de la sede, desde cualquier lugar, sin problema alguno.

Acceder al NAS desde cualquier lugar sin wifi es perfectamente posible con datos. Para ver archivos o imágenes, descargártelas en caso de necesidad o subirlos para almacenar, escuchar la música que tengas almacenada y mucho más.

 

Ejemplos Prácticos

Os ponemos ejemplos absolutamente prácticos de actividades reales que han sucedido en nuestro negocio.

  • Estábamos con un cliente en su oficina (a unos 20 kilómetros aprox. de nuestra oficina) y nos solicitó una información que habíamos olvidado. Desde nuestra tablet nos conectamos en cuestión de segundos al NAS y nos descargamos los archivos que necesitábamos, en un par de minutos teníamos lo que el cliente nos solicitó. Así de fácil.
  • Realizábamos unas gestiones fuera de la oficina y un cliente nos pidió que publicásemos con cierta urgencia en sus redes sociales. Aparcamos el coche, y nos conectamos al NAS para descargar la imagen que debía acompañar a dicha publicación. En pocos minutos nuestro cliente tenía la publicación realizada en todas sus redes sociales y quedó plenamente satisfecho.
  • En otra ocasión un cliente nos remitió una gran cantidad de fotografías que no queríamos descargar en la tablet para no llenar el almacenamiento, nos conectamos al NAS y directamente desde el propio correo electrónico descargamos todas las fotos en una carpeta que creamos en ese momento.
  • Por último, con la jornada de trabajo terminada volvíamos en el coche, nuestra compañera conectó su móvil al NAS con la aplicación de audio y a través del bluetooth puso nuestra música para que sonara a través de los altavoces del vehículo. La música estaba sonando desde nuestro NAS perfectamente con una calidad increíble y estábamos a más de 40 km. de nuestra oficina.

Podríamos seguir pero creemos que son ejemplos muy válidos para ejemplificar todo lo que un NAS puede hacer por nosotros, como nos facilita la vida profesional e incluso personal.

 

Asesoramiento, Instalación y Configuración

Y, como decimos siempre, si se decide por esta maravilla y no tiene los conocimientos suficientes, déjese asesorar por profesionales ya que son los que mejor pueden aconsejarle por el modelo que le conviene, configurárselo adecuadamente y enseñarle a sacar el mejor rendimiento a su NAS.

Nuestro responsable en tecnología, previo estudio personalizado, le aconsejará para escoger el que mejor se optimice y se adapte a su oficina, a su negocio.

Instalamos y configuramos sistemas de nube propia NAS con acceso, desde cualquier lugar y dispositivo, a todos tus datos.

Y olvídese del cuñado, sobrino, primo o amigo, porque lo barato no profesional siempre sale caro.

 

Cuando comenzamos a pensar en montar un negocio, marca o empresa, si lo hacemos bien planificamos y organizamos todo lo referente al plan de negocio, plan de marketing, página web, redes sociales, localización, estructura, mobiliario, equipos específicos, ordenadores, etc…

En general, nos ponemos en contacto con profesionales que hagan “su parte” del gran trabajo que supone poner en funcionamiento un negocio. Y ello es fundamental, puesto que cada uno está preparado para lo que realmente sabe hacer siendo normal contratar a otros para que realicen las labores que no son de tu competencia.

Una vez que cada profesional ha realizado el trabajo encomendado, podemos iniciar el funcionamiento del negocio. En el caso de que tenga equipos específicos como, las neveras de una carnicería, frutería o floristería, la maquinaria de una empresa de elaboración de productos alimentarios o de construcción, los equipos de embalaje y transporte, etc., normalmente se contratan con un mantenimiento puesto que son fundamentales para el trabajo.

En la actualidad, para cualquier empresa, hay un tipo de equipo que, siendo general en todas ellas, también se ha convertido de manera definitiva en fundamental para el negocio, son los ordenadores, como portátiles, pc´s, servidores, y los periféricos, impresoras, escáneres, discos externos, sistemas de alimentación ininterrumpidos, etc.

Y ya no sólo se utilizan para almacenar toda la documentación, llevar  la contabilidad y disponer de cuentas de correo, también se usan para las redes sociales, realización del email marketing, subir diversa información a la página web y/o al blog, interconectar con clientes por las diversas aplicaciones disponibles e incluso controlar mediante cámaras nuestro negocio.

Esto equipos solemos adquirirlos directamente a las empresas o a través de alguna tienda especializada, sin embargo, aunque siempre hay honrosas excepciones, después nos olvidamos de contratar un buen mantenimiento a profesionales que controlen el perfecto funcionamiento y estado tanto del hardware (los equipos) como del software (los programas y aplicaciones).

Craso error amigo Sancho, como diría el Quijote, porque como tal nos comportamos, quijotescamente, pensando en que somos capaces de hacerlo por nosotros mismos o nos lo “apañará” algún hijo-sobrino-primo-cuñado que tenemos en la familia.

Cuántas veces no habremos escuchado esa manida frase: “no veas como controla de informática, un crack, y me lleva los equipos por ná y menos que para eso es familia”.

Aquí es donde suelen comenzar los dolores de cabeza, porque el cuñadísimo por muy crack que sea ni posee los conocimientos, ni los estudios, ni las herramientas adecuadas y en el momento en el que “el apaño” llega a mayores todo se vuelve un gran y enorme problema.

La mayoría de las veces que se deciden a llamar un informático, y lo cuento desde la experiencia, ya tienen el equipo hecho un completo desastre, en estado crítico y en numerosas ocasiones «muerto» con la información irrecuperable en el peor de los casos (y no son pocos).

La gran pregunta es . ¿por qué contratamos sin pestañear el mantenimiento de equipos específicos y no los equipos informáticos? No nos damos cuenta que el refrán “zapatero a tus zapatos” es posiblemente unos de los más sabios que existen en el refranero español.

Como informático de carrera con más de 30 años de experiencia en grandes empresas puedo afirmar con absoluta seguridad que cualquier empresa que se precie, por pequeña que sea, necesita contratar una empresa que le ofrezca un mantenimiento de garantía para evitar averías y fallos en sus equipos informáticos pero no me quedo aquí sino que además deben ser auténticos asesores para evaluar permanentemente el estado de los equipos y aconsejar las modificaciones ó cambios necesarios en cada momento con el mínimo coste para la empresa. Y para eso hay que saber, hay que ser un auténtico profesional.

Cuando un sistema informático no se mantiene adecuadamente en el 99% de los casos se convierte en un problema que termina afectando sobretodo al bolsillo del empresario, y esto lo puedo afirmar por la extensa experiencia que atesoro habiendo observado casos realmente lacerantes que se podrían haber resuelto en menos tiempo, de manera más satisfactoria y sobretodo de forma mucho más económica.

Mi consejo: busquen una buena empresa o un buen profesional bien referenciado, realicen un contrato de mantenimiento a todos sus equipos informáticos con revisión periódica y su negocio funcionará mucho mejor optimizado tanto en la producción como en los costes. Confíe en los profesionales, creer que todos podemos hacer todo es el gran error.

TobeOnline tiene un Dpto. dedicado especialmente a Soluciones Tecnológicas y Digitales, WikiTecno, con un responsable de la seguridad y funcionalidad de tus equipos, un profesional con más de 30 años de experiencia a tu disposición.

Aquí puedes consultar lo que necesites: Soluciones Tecnológicas y Digitales

 

 

Desde TobeOnline Consultores os dejamos una serie de consejos antes de salir de vacaciones para preservar los equipos, datos e incluso la imagen corporativa de nuestra empresa

 

Que una pyme o autónomo cierre todo un mes de vacaciones es cada vez más extraño. Sin embargo, sí es posible que durante dos o tres semanas y normalmente en Agosto, se detenga la actividad completamente para tomar unas vacaciones, descansar y recargar las pilas para arrancar en Septiembre con energías renovadas.

Desde TobeOnline Consultores os dejamos una serie de consejos para preservar nuestros equipos, datos e incluso imagen corporativa durante ese periodo de tiempo.

Dependiendo del tipo de empresa hay dos formas de parar la actividad, las que tienen servidores propios que no deben apagar y las que no lo tienen.

 

Si tienes Servidores propios activos

En éste caso son varias las medidas que serían aconsejable tomar.

 

  1. Copias de Seguridad actualizadas. Antes de irnos de vacaciones es necesario dejar realizada una última copia de seguridad completa de los servidores.

 

  1. Conexiones remotas para empleados autorizados. Puede ser que durante el periodo vacacional algún o algunos empleados deban estar pendiente de cualquier incidencia con clientes o proveedores. Para ello sería aconsejable dejar una conexión remota hacia los servidores de la empresa para que puedan recabar los datos, mails, etc., que necesiten para resolver la cuestión puntual que pueda surgir.

 

  1. Revisión del sistema de refrigeración. Recordemos que en verano solemos tener temperaturas muy altas. Hemos de preservar nuestros servidores ante cualquiera de éstas contingencias y para ello es necesario que la climatización de la sala en donde se encuentran esté en perfecto estado.
    Igualmente, aprovecharemos para limpiar los canales de ventilación de los equipos de manera que refrigeren sin problema de pelusa o polvo acumulado.

 

  1. Sistema de aviso y SAI. Otro de los problemas de las altas temperaturas en verano son los apagones que se producen en ciertas zonas. Por ello debemos tener previsto un sistema de aviso ante un posible apagón para que un responsable o la empresa que tengamos contratada para el mantenimiento reciba una alerta.
    Mientras se desplaza un técnico para solucionarlo sería conveniente disponer de un sistema bien preparado de SAI (Sistema de Alimentación Independiente). Este sistema mantendrá encendido los equipos el tiempo que sea necesario hasta que llegue.

 

Si tienes Servidores en la nube

En el caso que tengamos un contrato con una empresa para trabajar en la nube las precauciones son de otro tipo.

Fundamentalmente, debemos asegurarnos que los responsables que queden a cargo de cualquier tipo de comunicación con clientes y proveedores tengan la infraestructura de comunicaciones suficiente en el lugar donde vayan a pasar su periodo vacacional ya que el acceso a la nube y la descarga de determinada información necesita de unos requisitos mínimos.

Igualmente, que el o los equipos que dispongan dichos empleados tengan la suficiente capacidad para resolver de manera autónoma la emergencia que pudiéramos tener.

La previsión y la comprobación en éstos casos es básica.

 

Cuidar nuestra imagen corporativa

En cualquiera de ambos casos, algo fundamental es cuidar nuestra imagen corporativa.

Con unos sencillos pasos dejaremos avisados a clientes, proveedores, etc para el periodo vacacional.

 

  1. En primer lugar, un aviso claro y diáfano en nuestra Web Corporativa de los días concretos en los que la empresa va a cesar temporalmente su actividad.

 

  1. En caso de dejar a un responsable en concreto “de guardia” tenemos dos posibilidades, o bien dejarlo también claro en nuestra web o, si no deseamos dejar dichos datos al público en general, enviar un mail a todos quienes consideremos (clientes, proveedores, técnicos) avisando de la información de contacto de la persona que va a quedar a su disposición ante cualquier emergencia.

 

  1. Crear en todos los correos un mensaje de «fuera de la oficina». De ésta manera, si algún cliente o proveedor se ha despistado, recibe de manera inmediata el aviso de que nos encontramos de vacaciones. Se agradece y mucho éste tipo de avisos ya que de esta forma no dejamos que la persona que nos escriba crea que su mensaje ha sido entregado sin ningún problema y más tarde encuentre la desagradable sorpresa de que no ha sido así, haciéndole perder tiempo y quizá algo más.

 

  1. Si disponemos de centralita de teléfono igualmente es aconsejable dejar un contestador que indique con claridad el periodo vacacional de la empresa.

 

  1. Otra forma es crear filtros y reglas en el correo para no encontrar una larga lista de emails en la bandeja de entrada y que hace que nos obligará tener que ordenarlos el primer día de trabajo.
    Si algún cliente nos llamara el primer día y no podamos atender adecuadamente por esta razón la imagen que estaremos transmitiendo no será precisamente la más idónea. Con la creación de carpetas por tipos y acompañados de reglas y filtros podemos hacer que automáticamente cada email  se guarde en la carpeta prevista para ellos y nos facilite el trabajo al recomenzar.

 

Si seguimos estos consejos y organizamos bien nuestra “parada vacacional” la vuelta al trabajo será muchos más relajada y organizada e igualmente nuestra imagen corporativa quedará siempre en buen lugar.

TobeOnline Consultores os desean Felices Vacaciones… y a recargar bien las pilas!!

 


¿Por qué un Hosting no es simplemente un lugar donde poner nuestra web y listos?


Un Hosting es un alojamiento, es decir, una empresa que ofrece sus servicios para almacenar información, imágenes, vídeo, o cualquier contenido accesible vía Web. En el caso de alojamiento web, se refiere al lugar que ocupa una página web, correo electrónico, archivos etc., en Internet o más específicamente en un servidor que por lo general hospeda varias aplicaciones o páginas web. Hasta aquí la explicación fácil.

Lo realmente complicado viene ahora, tomar una decisión. ¿Por dónde empezamos?

En primer lugar

Cuando se contrata con una empresa de alojamiento hay que elegir el dominio en donde estará nuestra web. El dominio es la extensión al nombre de la página: .com, .es, .org, .net, etc. Dependiendo de nuestro negocio, de su ámbito de influencia y otros factores será conveniente elegir uno u otro, o varios. Déjese aconsejar por un profesional. Una vez elegido, debemos saber que hay que pagar un canon anual para el mantenimiento del dominio a nuestro nombre ya que realmente su adquisición se realiza en una especie de “alquiler” renovable anualmente, que será efectivo mediante el cumplimiento del pago puntual y nadie más podrá hacer uso de él.

 

Y en segundo lugar

Se contrata un espacio determinado en el servidor de la empresa, con unas características determinadas:

  • Cantidad de espacio en disco duro
  • Tipo de lenguaje y/o programación que soporta (php, html, WordPress, Joomla, etc.)
  • Velocidad de transferencia de datos
  • Optimización de imágenes
  • Copias de seguridad, protección antivirus, antihackeos y spam,
  • Direcciones de correo electrónico asociados al dominio, soporte, etc.

 


Hasta aquí, lo usual que suelen ofrecer las diversas empresas de alojamiento existentes


 

Y ahora la gran duda, ¿cuál es la empresa más conveniente, cuál es el alojamiento ideal para mi página web?

No existe una formula matemática para ello, sin embargo sí podemos ofrecer una serie de pasos orientativos que pueden ayudar a ello.

 

Soporte 24/7 todo el año

 

Debe elegir una empresa que nos ofrezca un soporte los 7 días de la semana, las veinticuatro horas del día, durante todo el año. Es más importante de lo que creemos. No estamos hablando de un hobbie, se trata de nuestra web profesional o de empresa que debe estar permanentemente visible y operativa, o carecería de sentido estar Online. Por ello, consideramos fundamental una empresa de Hosting que nos ofrezca un soporte permanente ante cualquier problema para que pueda ser solucionado rápidamente.

Hay que tener precaución con este tema, ya que existen empresas locales y pequeñas, que fuera del horario normal de trabajo no tienen a nadie que ofrezca soporte. Por tanto nos podemos encontrar que si la web deja de funcionar, por ejemplo a las 9 de la noche, hay que esperar hasta que abran al día siguiente para que vuelva a estar operativa. Peor cuando sucede un viernes noche y hasta el lunes no se volverá a visualizar, dejándonos todo un fin de semana fuera de juego.

Ese no es el espíritu ni el funcionamiento del sistema Online, una web debe estar disponible siempre a cualquier hora para que cualquier cliente potencial la tenga a su entera disposición.

Estas empresas pueden ser muy útiles para alojar servicios de pequeñas y medianas empresas que necesiten los recursos durante el horario laboral, no para servicios Online.

 

El idioma del soporte

Una vez escogidas las empresas con soporte 24/7 todo el año, la siguiente opción importante es el idioma del soporte. Nuestro abanico de posibilidades se amplía si podemos escoger una empresa que nos ofrezca soporte en inglés, francés u otro idioma. Esto es internet, estamos Online y no hay problema porque el servidor esté en España, en Francia o en EE.UU. y por tanto la empresa sea nacional ó extranjera, es una opción perfectamente viable.

Ahora bien, si no controlamos perfectamente un idioma diferente al nuestro el mejor consejo sin duda es ni siquiera intentarlo. Por tanto, si sólo hablamos español mejor escoger una empresa nacional que las hay realmente buenas y de gran calidad.

 

Equilibrio entre coste y características

 

Llegados a éste punto y con un listado de empresas más concreto lo siguiente será escoger un equilibrio entre coste y características. Todas ofrecen diversos planes con sus precios respectivos y lo que hay que buscar es que con un coste razonable, obtengamos las opciones que permitan a nuestra web ser ágil y accesible con facilidad.

 

No tengan temor en cambiar

Si su caso es el de un rediseño o modernización de la web y el Hosting que tiene contratado no es el más apropiado, no tengan temor en cambiar. El traslado de su web a otra empresa de alojamiento en condiciones normales no va a suponer ningún problema con su dominio, con su web, con su correo corporativo, ni con sus datos puesto que es una operación tan habitual como sencilla. Si un Hosting no le ofrece todo lo que necesita es el momento de cambiar.

Conscientes de que los pequeños empresarios y autónomos no tiene porqué saber de estos temas, simplemente hemos desgranado una serie de elementos básicos por los que se deben guiar a la hora de, y esto es importante, dejarse asesorar por el profesional que hayan elegido a la hora del diseño de su web.

 

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